Tijdelijk Ambtelijk Secretaris bij de Examencommissie

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht
Vanwege zwangerschapsverlof van een collega zoeken wij tijdelijke vervanging als ambtelijk secretaris examencommissie.

Als Ambtelijk Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over o.a. tentamens, vrijstellingen en examenprogramma’s. Je ondersteunt de examencommissies en zorgt voor een soepele afhandeling van alle zaken. Jouw (juridische) advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van de examencommissies.

Wat je gaat doen als Ambtelijk Secretaris:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij de examencommissie.
• Je ondersteunt de examencommissie en verzorgt de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en verzoeken.
• Je bent sparringpartner voor de examencommissie en je geeft (on)gevraagd (juridisch) advies.
• Je kwalificeert en categoriseert binnenkomende vragen en verzoeken, geeft een eerste reactie en bereidt besluiten voor volgens relevante wetgeving en HU-regelgeving.
• Je communiceert besluiten, archiveert documenten en bewaakt de voortgang van processen.
• Je neemt deel aan teamoverleggen.

Wij bieden jou
Een uitdagende, zelfstandige en verantwoordelijke functie waarin je samenwerkt met de examencommissie en je (on)gewenst advies geeft. Deskundige begeleiding vanuit de senior ambtelijk secretarissen en de volgende voorwaarden:

• Wij bieden een tijdelijke aanstelling (D4) voor de periode half mei t/m eind december 2026 voor 0,6-0,8 fte vanwege zwangerschapsverlof.
• Het salaris voor deze werkzaamheden valt in schaal 9, met een minimum salaris van €3.667,97 en een maximum van €5.154,67 bij een fulltime dienstverband.

• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
• Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,45 netto per dag. 
• Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal, gericht op ontplooiing als onderzoeker en als docent;
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen wij graag het volgende:

• Een afgeronde hbo- of wo-bachelorsdiploma of werkervaring in een vergelijkbare rol. Een opleiding of werkervaring op juridisch vlak is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met het Onderwijs- en Examenreglement is een pre.
• Ervaring met automatiseringssystemen.

Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij goed kan plannen en organiseren. Je gestructureerd en zelfstandig kan werken, maar dat samenwerken voor jou ook heel belangrijk is. Je initiatief durft te nemen. Je neemt nieuwe informatie snel tot je en maakt nieuwe taken je snel eigen. Daarnaast is een goed relativeringsvermogen en gevoel voor humor belangrijk om in deze functie te slagen.

Over de werkplek
Je werkt in het team Certificering 2, onderdeel van de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S), gevestigd in Science Park Utrecht. Dit is een dynamische omgeving waarin samenwerking met andere ambtelijk secretarissen en examencommissies belangrijk is. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken.

Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 21 april 2026.

Let op: bij voldoende geschikte kandidaten zal de vacature eerder sluiten. Reageer dus snel.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen over het proces? Neem dan contact op met Jacqueline de Moor, Recruiter, 06- 14 32 82 34 en via jacqueline.demoor@hu.nl.
Heb je vragen over de inhoud van de functie, neem dan contact op met Monique Kuper, Teamleider, 06 – 14 35 09 32 en via monique.kuper@hu.nl

We hebben onze eerste gesprekken gepland op 7 mei 2026. Een tweede ronde kan onderdeel zijn van de procedure.amb

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.

Direct solliciteren

Reageer vóór 22 april 2026