Inkoop bij Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht wordt, vanwege de omvang van de besteding van publieke middelen, door de overheid aangemerkt als aanbestedende dienst en is daarmee gehouden aan Europese en nationale wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden. Dit wil onder andere zeggen dat, afhankelijk van de contractwaarde, een specifieke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, alsmede aan een aantal andere regels moet worden voldaan. U vindt hier ook informatie over inkoopvoorwaarden, klachtenregeling aanbesteden, jaarorder en factureren.

Raadpleeg ook het overzicht van de door Hogeschool Utrecht aangewezen procedures en bijbehorende grensbedragen.

Publicatie van aanbestedingen

Hogeschool Utrecht maakt gebruik van het aanbestedingsplatform Negometrix voor het publiceren van aanbestedingen en bijbehorende stukken. Tevens wordt deze informatie doorgezet naar TenderNed, het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid.

Hogeschool Utrecht wijst uitdrukkelijk algemene- of leveringsvoorwaarden van leveranciers van de hand. Door Hogeschool Utrecht worden de Rijksinkoopvoorwaarden gehanteerd, tenzij in een Overeenkomst die Hogeschool Utrecht heeft afgesloten anders staat vermeld.

De volgende Rijksinkoopvoorwaarden zijn van toepassing:

Bij werken (aanleg, installatie en (onderhouds)diensten) zijn de UAV (uniforme administratieve voorwaarden) voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken van toepassing.

In afwijking van hetgeen vermeld staat in bovenstaande voorwaarden, geldt dat alle voortvloeiende geschillen bij uitsluiting zullen worden onderworpen aan het oordeel van Rechtbank Midden-Nederland.

Hogeschool Utrecht heeft een regeling ingesteld voor de afhandeling van klachten bij aanbestedingsprocedures die door Hogeschool Utrecht worden uitgevoerd. Met de toepassing van deze regeling wordt beoogd klachten in goed onderling overleg op te lossen en te voorkomen dat klachten nodeloos worden voorgelegd aan de rechter. De inwerkingtreding van deze klachtenregeling ontneemt de ondernemer niet het recht naar de rechter te stappen om een kwestie in een kort geding te beslechten.

Voor het indienen van een klacht kunt u terecht bij het klachtenmeldpunt via e-mailadres aanbestedingsklachten@hu.nl. Download voor meer informatie de klachtenregeling van Hogeschool Utrecht.

Facturen dienen digitaal aangeleverd te worden via facturen@hu.nl.

Aanleverspecificaties

Om uw factuur goed in behandeling te kunnen nemen, verzoeken wij u de factuur te voorzien van de volgende specificaties:

  • het juiste factuuradres:
    NB: facturen dienen digitaal aangeleverd te worden via facturen@hu.nl. Per post aangeleverde facturen worden niet in behandeling genomen.

    Hogeschool Utrecht
    t.a.v. Financiële Administratie
    Postbus 85083
    3508 AB Utrecht
    Padualaan 97
    3584 CH Utrecht

  • activiteitencode van Hogeschool Utrecht
  • omschrijving van de producten en /of diensten
  • naam contactpersoon en afdeling van Hogeschool Utrecht
  • prijzen in €,  gespecificeerd in bruto prijzen, eventuele kortingen en netto prijzen
  • btw-tarief en btw-bedrag
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
    In geval van verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast (indien van toepassing) de eenheidsprijs op.
  • totaalbedrag factuur

Naast bovenstaande vereisten, dient een factuur voorzien te zijn van de basisgegevens die de Belastingdienst voorschrijft. Zie voor vereisten aan de facturering de website van de Belastingdienst.

Hogeschool Utrecht hanteert een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Neem voor vragen over facturering contact met ons op. De financiële administratie is bereikbaar op werkdagen van 8.30 - 12.00 uur en van 13.00 - 15.00 uur via 088-481 55 77 of stuur ons een mail.

Informatie voor leveranciers van Hogeschool Utrecht die een Jaarorder hebben ontvangen

Dit jaar worden onder vermelding van het jaarordernummer door Hogeschool Utrecht (HU) bestellingen bij u geplaatst welke betrekking hebben op de producten en/of diensten die in de order staan vermeld.

Gebruik altijd dit ordernummer voor bestellingen die bij u zijn geplaatst. Wanneer het ordernummer gevolgd wordt door een eventueel volgnummer of ander kenmerk, dan is het belangrijk om ook dit te vermelden.

Vermeld het ordernummer op facturen en pakbonnen (producten). Facturen en pakbonnen zonder ordernummer worden door de HU niet in behandeling genomen.Het is mogelijk dat u meerdere ordernummers ontvangt in verband met bestellingen vanuit verschillende onderdelen en afdelingen van de HU.

Nieuwe werkwijze

Ook voor medewerkers van de HU is het bestellen met een ordernummer een nieuwe werkwijze. Wanneer u bestellingen van de HU ontvangt zonder ordernummer, dan verzoeken wij u deze niet in behandeling te nemen en uw contactpersoon bij de HU erop te wijzen dat een bestelling voorzien van ordernummer aangeleverd moet worden.

Neem voor inhoudelijke vragen over geplaatste bestellingen contact op met de medewerker van de HU die de bestelling bij u heeft geplaatst.

Levering producten

Levering vindt uitsluitend plaats op de afleverlocatie die op de order staat vermeld, op werkdagen tussen 08.00 en 17.00 uur. Het pakket of de pakbon dient voorzien te zijn van de volgende informatie:

  • bij producten koel, vries, breekbaar etc. een sticker op het pakket
  • ordernummer van Hogeschool Utrecht aangevuld met volgnummer / kenmerk
  • naam besteller en afdeling van Hogeschool Utrecht afleverlocatie, adres

Bij levering tekent een medewerker van de HU alleen voor het aantal pakketten op basis van de pakbon, zonder kennis te nemen van de inhoud. De levering wordt gecontroleerd door de gebruiker.
Zie voor meer info onder de kop 'Factureren aan de HU'.

Vragen over Facturering? Neem contact met ons op

  • 088 481 55 77
  • De financiële administratie is bereikbaar op werkdagen van 8.30 - 12.00 uur en van 13.00 - 15.00 uur

Vragen over inkoop? Neem contact met ons op.

  • Afdeling Inkoop is bereikbaar op werkdagen van 8.30 - 16.00 uur.