Senior Managementassistent Institute for Life Sciences & Chemistry (ILC)

Word jij de Senior Managementassistent die het ILC-secretariaat versterkt?

In deze rol zorg je samen met je collega dat het instituut soepel draait. Je ondersteunt het management met agendabeheer, communicatie en organisatie, coördineert overleggen en evenementen en houdt onze informatiekanalen up‑to‑date. Daarnaast draag je actief bij aan verbeteringen in processen en het slim inzetten van digitale tools en AI.

Een veelzijdige functie voor iemand die graag regelt, meedenkt en vooruitkijkt. Solliciteer nu!

Wat ga je doen bij ILC?
Samen met je collega ben jij de spil van het secretariaat van ILC. Je ondersteunt het management en de teams en zorgt ervoor dat processen, communicatie en organisatie soepel en zorgvuldig verlopen. Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend:

• Ondersteunen van het management en teams door agendabeheer, mailboxbeheer, postverwerking en het plannen en voorbereiden van vergaderingen en overleggen.
• Verzorgen van financiële, administratieve en facilitaire processen, zoals orders, facturen en declaraties via Proactis, en het regelen van catering, kantoorbenodigdheden en drukwerk.
• Organiseren en praktisch uitvoeren van instituutsbrede evenementen, waaronder introducties, diploma-uitreikingen, carrièredagen en meeloopdagen.
• Beheren en actualiseren van informatievoorziening en communicatie via SharePoint, Outlook-roosters, Netpresenter en nieuwsvoorziening.
• Ondersteunen van audits, accreditaties en andere kwaliteits- en verbeterprocessen, en het plannen en coördineren van interne en externe overleggen.
• Actief bijdragen aan de doorontwikkeling van het secretariaat binnen een instituut in beweging, door processen te verbeteren en digitale en AI-toepassingen effectief in te zetten.

Wij bieden jou

• Je krijgt in eerste instantie een jaarcontract (D4) met een omvang van 0,6 fte tot 0,8 fte. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm.
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met een maximum salaris van € 4595,29 bij een voltijd-aanstelling.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
• Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,40 netto per dag.
• Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.
• Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. En we bieden je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve ziektekostenverzekering, de arbeidsongeschiktheidsverzekering en leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness.
• Tot slot en ook zeker belangrijk: we bieden je een fijn team om in en mee te werken!

Jouw profiel

• Je hebt ruime ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent sterk in organiseren, plannen en prioriteren en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Je bent communicatief sterk in het Nederlands.
• Je hebt ervaring met digitale tools en AI-toepassingen en ziet deze als onderdeel van het dagelijks werk en vindt het leuk om kennis te delen met de collega’s.
• Je werkt graag samen, deelt kennis en beweegt soepel mee met veranderingen.

Jij komt werken bij ILC
Het Institute for Life Sciences & Chemistry is dé plek waar onderwijs, onderzoek en innovatie samenkomen. Samen met collega’s draag je bij aan het opleiden van professionals die werken aan oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen op het gebied van gezondheid, duurzaamheid en technologie.

Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren.

Solliciteren kan uitsluitend online tot woensdag 4 februari. Het eerste gesprek vindt plaats op dinsdag 10 februari in de middag. Bij voldoende sollicitanten sluiten we de vacature wellicht eerder. Reacties nadat de vacature is gesloten nemen wij helaas niet meer in behandeling.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Jolanda Dwarswaard via jolanda.dwarswaard@hu.nl. Heb je nog vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met Marije Boon, recruiter via marije.boon@hu.nl.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site: https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.
HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.

Direct solliciteren

Reageer vóór 4 februari 2026