Senior Managementassistent Bestuursdienst

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht
Als senior managementassistent Bestuurdienst ben je een professionele ondersteuner. Je werkt nauw samen met drie collega’s op het bestuurssecretariaat en de andere collega’s van de Bestuursdienst.

Je ondersteunt het managementteam (de directeur/secretaris en twee managers) van de Bestuursdienst. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, e-mail afhandeling, beheer van de mailbox van de directeur/secretaris, de planning en de voorbereiding van teamdagen van de Bestuursdienst en alle andere voorkomende werkzaamheden.

Verder bestaat je werk uit administratieve taken (o.a. het plaatsen van bestellingen en de financiële afhandeling daarvan, het verwerken van de correspondentie en de verspreiding van stukken). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de jaarplanning van de studiedagen van het College van Bestuur (CvB) en directeuren, de teamdagen van het CvB en externe bestuurlijke overleggen.

Uiteraard werk je hierin nauw samen met je collega’s op het secretariaat en fungeren jullie als elkaars back-up. Dus ondersteun je ook een of meerdere leden van het CvB als dat (tijdelijk) nodig is. Je komt te werken in een hecht, collegiaal team waarin samenwerken en elkaar versterken centraal staat. Wij werken voornamelijk op locatie.

Dinsdag en donderdag zijn de werkdagen waarop je in ieder geval werkzaam bent.

Wij bieden jou
Behalve een uitdagende rol als Senior Management Assistent, is de HU een werkgever met prachtige ambities en voorwaarden.:

• Je krijgt in eerste instantie een jaarcontract (D4) met een omvang van 0,8 fte. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm.
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met een minimumsalaris van € 3.311,92 en een maximum van € 4.376,46 bij een voltijd-aanstelling.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding van €37,50 netto per maand bij een voltijd-aanstelling.
• Een OV-kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe rol als senior managementassistent Bestuursdienst. Je herkent jezelf in de drie HU kerncompetenties: Resultaatgerichtheid, Samenwerken en Initiatief. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:

• Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau 4 en hbo werk- en denkniveau.
• Gedegen ervaring hebt in een soortgelijke, zelfstandige functie waarbij jij een directie of bestuur ondersteunde, in een complexe organisatie.
• Het Nederlands beheerst op zakelijk niveau, in woord en geschrift.
• Ervaren bent met het MS Office-pakket. Ervaring met het werken met iBabs is een pre.

Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij de volgende competenties meebrengt:

• Je bent communicatief sterk en brengt ideeën en meningen op een heldere en correcte manier over (mondeling en schriftelijk).
• Je organiseert jouw werk systematisch, effectief en efficiënt, je bewaakt de voortgang van taken en activiteiten en je onderneemt zo nodig actie.
• Je toont jouw creativiteit en je bent altijd bereid te zoeken naar nieuwe oplossingen.
• Je thuis voelt in een hectische omgeving, je kunt snel schakelen in verschillende situaties, over een veelheid van onderwerpen. Ook onder grote (tijds)druk blijf je overzicht houden en accuraat werken.
• Je hebt affiniteit met het hoger beroepsonderwijs.

Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 medewerkers. Samen werken we intensief met de beroepspraktijk en met elkaar aan oplossingen voor de vraagstukken van nu.

De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort en biedt onderwijs op associate degree-, bachelor- en masterniveau. Onlangs is daar het professional doctorate aan toegevoegd. Met onderzoek hebben we (regionale) impact en leiden we studenten op tot innovatieve professionals.

Je wordt lid van een gemeenschap waarin we elkaar binnen en buiten het werk ontmoeten op allerlei verschillende plekken en manieren. Bijvoorbeeld bij de community van de HU Alumni of de HU Gender and Sexuality Alliance (HU GSA), het Netwerk Diversiteit & Inclusie, het Programma Gelijke Stagekansen of tijdens een festival als het Voel je Thuis Festival. 

Over de werkplek
De Bestuursdienst is een eenheid in het hart van de bestuurlijke organisatie van de HU, opererend vanuit het Utrecht Science Park. De dienst is verantwoordelijk voor de secretariële, bestuurlijke, organisatorische en adviserende ondersteuning ten behoeve van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschap. Belangrijke aspecten hierbij zijn horizontale verbindingen opzoeken binnen de dienst, eigenaarschap, teamgericht werken en professioneel handelen. Je wordt van harte uitgenodigd hieraan een actieve bijdrage te leveren.

De Bestuursdienst werkt nauw samen met de Instituten, Kenniscentra en HU Diensten. Een positief werkklimaat staat hoog in het vaandel. De Bestuursdienst bestaat uit 25 collega’s.

Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 4 januari 2026.
Let op: bij voldoende geschikte kandidaten kan de vacature eerder sluiten.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen? Neem dan contact op met Jacqueline de Moor, recruiter, via jacqueline.demoor@hu.nl, of bel 06 1432 8234 (let op: tussen Kerst en Oud&Nieuw is de HU gesloten.)

We hebben onze eerste gesprekken gepland op 14 januari 2026. Een tweede ronde gesprekken kan onderdeel zijn van de procedure. Wat ons betreft kun je snel starten. We bepalen samen wat jouw startdatum wordt.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.

Direct solliciteren

Reageer vóór 5 januari 2026