Managementassistent(e)

  • Instituut voor Ecologische Pedagogiek
  • Sluitingsdatum: 26 juni 2022

Ben jij die zelfstandige duizendpoot, die geniet van organiseren en regelen in een dynamische onderwijsomgeving en ben je dienstverlenend ingesteld? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Direct solliciteren

Als Managementassistent(e)..

.. van het instituut voor Ecologische Pedagogiek (IEP) werk je ondersteunend en faciliterend voor het instituut en lever je daarmee een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de instituutsdoelen, waaronder het leveren van excellent onderwijs aan onze studenten. Samen met je collega-managementassistente vorm je het secretariaatsteam, waarin jullie onderling de taken goed afstemmen en zorgen voor onderlinge vervangbaarheid. Jullie verrichten alle voorkomende secretariële, administratieve en communicatieve werkzaamheden voor de directeur, de vijf opleidingsmanagers en de instituutssecretaris van het instituut en zijn een plek waar docenten met vragen terecht kunnen en zich welkom en thuis voelen.

De werkzaamheden voor het managementteam (MT) laten zich verdelen in vier hoofdcategorieën: [a] kantoorwerkzaamheden (zoals telefoon- en emailbehandeling, ondersteunen organisatieprocessen zoals accreditatie, studentevaluaties en studiegidsen, opstellen documenten/rapportages/presentaties, bestellingen, informatieverstrekking, ontvangst bezoekers e.d.), [b] ondersteunen overleg (zoals organiseren, notuleren en opvolgen bijeenkomsten, beheer stukken, organiseren van evenementen e.d.), [c] persoonlijke assistentie (zoals agendabeheer en plannen en voorbereiden van afspraken) en [d] ondersteunen bij de verschillende managementportefeuilles van het instituut, zoals financiën, (tijdelijk) personeel, assortiment en logistiek.

In het kort:

  • Afwisselende en veelzijdige baan binnen een hecht en professioneel instituut;
  • Leveren van een belangrijke bijdrage aan excellent onderwijs aan onze studenten;
  • Je hebt een dienstverlenende instelling.

Wie jij bent
Je bent een echte dienstverlener die graag een stapje extra zet zodat mensen zich geholpen voelen. Je krijgt vrijheid en daarbij hoort een zelfstandige werkhouding en verantwoordelijkheid. Je werkt accuraat, snel en ook met de nodige dynamiek om je heen functioneer je goed. Ook heb je aanpassingsvermogen, bv. door in te springen voor collega’s als dit nodig is of bij een nieuw systeem. Het is belangrijk dat je een proactieve werkhouding hebt en communicatief vaardig bent. N.a.v. korte briefings ben je in staat tekstjes voor bv. nieuwsbrieven te schrijven en notuleren gaat je goed en gemakkelijk af. Daarnaast ben je collegiaal, open (docenten, opleidingsmanagers voelen zich welkom bij je) en kun je goed samenwerken, in het bijzonder door een hecht team te vormen met de andere managementassistent in dit instituut. Je overziet welke bijeenkomsten en evenementen (diplomeringen, instituutsbrede overleggen, heidagen etc.) er jaarlijks in het instituut zijn. Je legt een conceptjaarplanning hiervan aan het MT voor en bent de spin in het web bij het organiseren van de evenementen/bijeenkomsten. Tot slot ben je integer en ga je nauwgezet om met vertrouwelijke informatie.

Wat jij hebt

  • Aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie en ervaring met het organiseren van bijeenkomsten/evenementen;
  • Je bent representatief;
  • Je bent digitaal vaardig en kunt goed omgaan met (nieuwe) systemen en hybride werken;
  • Je weet prioriteiten te stellen;
  • Je beschikt over goede Nederlandse communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
  • Je beschikt bij voorkeur over HBO werk- en denkniveau.

Werkomgeving

Het Instituut voor Ecologische Pedagogiek is gevestigd in Amersfoort en kent drie opleidingen: bachelor voltijd, bachelor deeltijd en master deeltijd. Het instituut is verantwoordelijk voor het onderwijs aan zo’n 1100 studenten. Bij het instituut voor Ecologische Pedagogiek werken ongeveer 70 docenten. De dagelijkse leiding van het instituut wordt gevormd door het managementteam bestaande uit de instituutsdirecteur en vijf opleidingsmanagers. Jouw standplaats is aan de Nieuwe Poort 21 in Amersfoort, een afdeling met een leuke sfeer – en met in onderling overleg thuiswerkmogelijkheden.

Wat wij je bieden
Je krijgt een D-4 jaarcontract met een omvang van 0,4 á 0,6 fte. Verlenging behoort tot de mogelijkheden. Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is afhankelijk van je ervaring in onderwijs en/of werkveld minimaal € 2.411,30 en maximaal € 3.264,65 (schaal 7) conform CAO HBO 2022-2023. Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%. Wij hebben daarnaast uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden. Wij hebben tenslotte een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en leuke extra’s zoals fietsplan en kortingen bij andere verzekeringen, software en sportfaciliteiten.

Solliciteren

Denk je dat jij en de HU een goede match zijn en ben je enthousiast geworden? Dan kun je tot en met zondag, 26 juni 2022 uitsluitend online solliciteren.
Wil je meer informatie over deze functie, neem dan contact op met onze managementassistente Laura Veen via 06-43287525.

Vanuit de overtuiging dat diversiteit bijdraagt aan ons onderwijs en onderzoek, worden kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en beperkingen met nadruk uitgenodigd om te solliciteren.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG zijn onderdeel van de procedure.

Meer informatie over werken bij Hogeschool Utrecht is verder te vinden op www.werkenbijHu.nl.

Direct solliciteren

Reageren is mogelijk tot en met 26 juni 2022

Deel deze vacature


Meer informatie