Managementassistent bij het Instituut voor Media

  • Instituut voor de Media
  • Sluitingsdatum: 28 november 2022

Management-assistent in de bruisende wereld van de opleidingen Journalistiek en Communicatie & Multimedia Design? Iets voor jou? Dit is je kans!

Direct solliciteren

Een werkdag in het leven van de managementassistent van Instituut voor Media.

Vandaag start je je werkdag op Heidelberglaan 15. Je neemt de trap naar de tweede etage en je ziet de studenten al druk bezig in de radiostudio's van Journalistiek en de Makerspace van CMD. Ook dit is een van de redenen waarom je koos voor deze baan: je zit echt midden in het onderwijs hier! De werksfeer is lekker informeel, er zijn lekker veel flexwerkplekken en je weet je dat je steeds omringd bent door docenten, MT-leden en collega-ondersteuners. Met een bak koffie van de foodcourt van beneden in je hand, start je jouw computer op. Je checkt zowel jouw eigen mailbox als die van de instituutsdirecteur. Wat je meteen kunt doen handel je af, wat meer tijd vraagt zet je op je actielijst. Vervolgens check je de agenda van de directeur: staan er geen dubbele afspraken in en is hij overal van op de hoogte? Je stuurt voor de zekerheid belangrijke info over een afspraak die hij vanmiddag op de agenda heeft staan door.


Gisteren heb je al opgeschreven wat je top 3 prioriteiten zijn voor vandaag, dus daar hoef je niet meer over na te denken. Je begint met het uitzetten van een uitnodiging voor de aanstaande studiedag voor docenten van het instituut. Je maakt afspraken met de sprekers, neemt contact op met de opleidingsmanagers over het programma en zorgt ervoor dat alles correct in de Eventplanner staat. Daarna neem je contact op met collega's van de facilitaire dienst om het evenement met hen door te nemen en ga je na welke bestellingen je moet plaatsen. Is alles nu geregeld...? Bloemen voor de sprekers, parkeerkaarten, de catering, post-its en flipover-vellen... Ja, alles is geregeld! Daarna ga je door met het inplannen van uitstaande afspraken voor de directeur zoals RGW-gesprekken, bila's of verschillende externe overleggen. Je mailt alle betrokkenen een overzichtelijke mail met de geplande tijdstippen en alle benodigde informatie voor hen om de gesprekken goed te kunnen voeren. Natuurlijk zorg je ervoor dat er een geschikte locatie is gereserveerd. Dat kan weer van je To Do-lijst.


Lunchtijd! Even lekker wandelen buiten om je hoofd leeg te maken. Je krijgt een telefoontje van de instituutsdirecteur: de afspraak die hij voor het einde van de middag gepland had staan kan niet doorgaan wegens een spoedgeval. Eenmaal terug in het gebouw weet je wat je te doen staat; de contacten van de afspraak die niet door kan gaan afbellen en gelijk een nieuwe datum prikken. Voor de spoedafspraak regel je meteen een geschikte ruimte en stel je de betrokkenen op de hoogte. Als je dat hebt afgehandeld sluit je aan bij de wekelijkse MT-vergadering (samen met de directeur, vier managers en secretaris). Jij bent verantwoordelijk voor de aantekeningen. Gelukkig geen ellenlange lappen tekst die je moet typen maar je maakt wel een duidelijke actie- en besluitpuntenlijst die als leidraad dient tijdens de vergaderingen. Zodra de vergaderagenda voor volgende week is vastgesteld, mail je alvast de gasten die volgende week worden verwacht. Vandaag komen er weinig bestelaanvragen binnen, dat is ook wel eens anders! Je stemt met de andere twee managementassistenten de agenda's van de managers en directeur af voor het plannen van de volgende MT heidagen.

Een blik op de klok, de dag is voorbij gevolgen voordat je je laptop dicht klapt check je nog even de agenda van de directeur voor morgen. Hij heeft om 08:30 uur een vergadering staan dus jij zorgt dat je op tijd aanwezig bent om de externe gast te ontvangen. Ook help je morgen bij een diploma-uitreiking die één van de andere managementassistenten heeft georganiseerd. Dat wordt weer een feestje!

Wat bieden we jou?

Naast een uitdagende baan in een dynamische omgeving is er natuurlijk meer:

  • Werk je graag parttime? Dat kan bij ons! Je kiest zelf de omvang van je dienstverband: 0,8 fte of 1,0 fte.
  • We bieden je flexibele werktijden met de mogelijkheid om af en toe ook vanuit huis te werken.
  • Een bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband van maximaal € 3,691.27 (schaal 8);
  • Bij een fulltime dienstbetrekking kun je tot wel 428 uur verlof per jaar opbouwen. Dat is ruim 10 weken vakantie! Onze verlofregeling is inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale en erkende feestdagen.
  • Naast de vakantietoeslag van 8% ontvang je een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Je krijgt van ons € 300,- bruto per jaar (o.b.v. voltijd) als tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering. Deze betalen we iedere maand als extra uit, bij jouw salaris.
  • Wij hebben uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden.
  • Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. En we bieden je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve ziektekostenverzekering (nu is het moment om na te denken over een overstap!), de arbeidsongeschiktheidsverzekering en leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness.
  • Tot slot en ook zeker belangrijk: we bieden je een fijn team om in en mee te werken!

Je ziet het: we bieden écht goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden! Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Waar ga je werken?

Het Instituut voor Media bestaat uit drie opleidingen: Communication and Multimedia Design (CMD) met 1100 studenten, School voor Journalistiek met 1300 studenten en de internationale master Data-driven Design met 50 studenten. We werken veel samen met het werkveld, andere opleidingen en lectoraten.

Je werkt voor de instituutsdirecteur en ondersteunt daarnaast de andere leden van het managementteam samen met twee andere managementassistenten.

Onze thuisbasis is de Heidelberglaan 15 op het Utrecht Science Park. Je werkt hier vanaf een flexibele werkplek tussen docenten en andere ondersteunende medewerkers. Dat betekent dat je werkt in een gezellige, levendige en soms een tikje rumoerige omgeving.

Wat zoeken we in jou?

We vinden het belangrijk dat je binnen ons instituut en ons team past. Dit doe je als je goed gedijt in een dynamisch, soms hectisch en vooral levendig team. We werken met flexibele werkplekken. We vinden een informele omgang belangrijk, maar je moet ook weten te schakelen naar andere communicatiestijlen waar dat nodig is. In deze rol werk je zelfstandig, te midden van alle hectiek. Proactiviteit, prioriteiten stellen en weten waar zaken tact en overleg vragen, zijn dus erg belangrijk. Verder is het belangrijk dat je stressbestendig bent (er komt soms van alles op je af), flexibel (de ene keer moet het zo, de andere keer weer anders) en vastberaden (knopen doorhakken hoort ook bij je rol).

Verder vinden we het fijn als je:

  • Beschikt over een mbo-diploma.
  • Ervaring hebt in een vergelijkbare rol, goed bent in organiseren en accuraat werken.
  • Je duidelijk communiceert, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je goed uit de voeten kunt met Office en je gemakkelijk nieuwe systemen eigen maakt.
  • Je een pragmatische en flexibele werkhouding hebt.

Enthousiast?

Klinkt goed he? Solliciteren op deze rol kan tot en met 27 november 2022 via de website. De gesprekken vinden plaats in de week van 5 december 2022. Word je enthousiast, maar heb je toch eerst nog wat vragen? Neem dan contact op met Loeki Abram, één van de opleidingsmanagers bij IvM via loeki.abram@hu.nl of 06-34083682. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze recruiter Michel van den Berg, bereikbaar via 06 206 000 19.

Direct solliciteren

Reageren is mogelijk tot en met 28 november 2022

Deel deze vacature


Meer informatie