Inkoop bij Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht wordt, vanwege de omvang van de besteding van publieke middelen, door de overheid aangemerkt als aanbestedende dienst en is daarmee gehouden aan Europese en nationale wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden. Dit wil onder andere zeggen dat, afhankelijk van de contractwaarde, een specifieke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, alsmede aan een aantal andere regels moet worden voldaan. U vindt hier ook informatie over inkoopvoorwaarden, klachtenregeling aanbesteden, jaarorder en factureren.

Raadpleeg ook het overzicht van de door Hogeschool Utrecht aangewezen procedures en bijbehorende grensbedragen.

Publicatie van aanbestedingen

Hogeschool Utrecht maakt gebruik van het aanbestedingsplatform Negometrix voor het publiceren van aanbestedingen en bijbehorende stukken. Tevens wordt deze informatie doorgezet naar TenderNed, het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid.

Hogeschool Utrecht wijst uitdrukkelijk algemene- of leveringsvoorwaarden van leveranciers van de hand. Door Hogeschool Utrecht worden de Rijksinkoopvoorwaarden gehanteerd, tenzij in een Overeenkomst die Hogeschool Utrecht heeft afgesloten anders staat vermeld.

De volgende Rijksinkoopvoorwaarden zijn van toepassing:

Bij werken (aanleg, installatie en (onderhouds)diensten) zijn de UAV (uniforme administratieve voorwaarden) voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken van toepassing.

In afwijking van hetgeen vermeld staat in bovenstaande voorwaarden, geldt dat alle voortvloeiende geschillen bij uitsluiting zullen worden onderworpen aan het oordeel van Rechtbank Midden-Nederland.

Hogeschool Utrecht heeft een regeling ingesteld voor de afhandeling van klachten bij aanbestedingsprocedures die door Hogeschool Utrecht worden uitgevoerd. Met de toepassing van deze regeling wordt beoogd klachten in goed onderling overleg op te lossen en te voorkomen dat klachten nodeloos worden voorgelegd aan de rechter. De inwerkingtreding van deze klachtenregeling ontneemt de ondernemer niet het recht naar de rechter te stappen om een kwestie in een kort geding te beslechten.

Voor het indienen van een klacht kunt u terecht bij het klachtenmeldpunt via e-mailadres aanbestedingsklachten@hu.nl. Download voor meer informatie de klachtenregeling van Hogeschool Utrecht.

Bestellingen van de HU met een order

Voor iedere bestelling die bij u wordt geplaatst ontvangt u van de HU een order met een uniek ordernummer. U dient altijd het ordernummer te gebruiken dat vermeld staat bij de bestelling die bij u wordt geplaatst. Het ordernummer dient u te vermelden op de facturen en pakbonnen (producten). Facturen en pakbonnen zonder ordernummer worden door de HU niet in behandeling genomen.

Mocht u bestellingen ontvangen van de HU zonder ordernummer, verzoeken wij u deze niet in behandeling te nemen en uw contactpersoon van de HU erop te wijzen dat een bestelling met een ordernummer (dit nummer begint met 2 of 3 letters en wordt gevolgd door 9 cijfers en is géén activiteitencode) aangeleverd moet worden.

Contact
Voor inhoudelijke vragen over de bestelling kunt u contact opnemen met de contactpersoon die in de order staat vermeld.

Levering producten

Levering vindt uitsluitend plaats op de afleverlocatie die op de order staat vermeld, op werkdagen tussen 8.00 en 17.00 uur. Op het pakket of pakbon dient de volgende informatie te worden vermeld:

  • bij producten koel, vries, breekbaar etc. een sticker op het pakket
  • ordernummer van Hogeschool Utrecht
  • naam contactpersoon en afdeling van Hogeschool Utrecht afleverlocatie, adres  

De afleveradressen zijn:

  • Voor Heidelberglaan 7: Cambridgelaan 110
  • Voor Heidelberglaan 15: Cambridgelaan 320
  • Voor Padualaan 101: Cambridgelaan 100
  • Voor Padualaan 99: Cambridgelaan 96
  • Voor Padualaan 97: Cambridgelaan 96

Bij de levering wordt door een medewerker van Hogeschool Utrecht alleen getekend voor het aantal pakketten op basis van de pakbon, zonder kennis te nemen van de inhoud. De levering wordt gecontroleerd door de besteller.

Facturering

Uw factuur wordt alleen in behandeling genomen wanneer u deze digitaal via facturen@hu.nl aanlevert.

Om uw factuur goed in behandeling te kunnen nemen, verzoeken wij u de factuur te voorzien van de volgende specificaties:

  • ordernummer van Hogeschool Utrecht
  • het juiste factuuradres:

    Hogeschool Utrecht
    Postbus 85083
    3508 AB Utrecht
    Padualaan 97
    3584 CH Utrecht

    NB: facturen dienen digitaal aangeleverd te worden via facturen@hu.nl.
    Per post aangeleverde facturen worden niet in behandeling genomen.
  • omschrijving van de producten en /of diensten
  • naam contactpersoon en afdeling van Hogeschool Utrecht
  • gespecificeerde kostprijzen (tarief x hoeveelheid)
  • prijzen in euro’s (€), gespecificeerd in bruto prijzen
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw (in geval van verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen); btw-tarief en btw-bedrag
  • totaalbedrag factuur

Naast bovenstaande vereisten, dient een factuur voorzien te zijn van de basisgegevens die de Belastingdienst voorschrijft. Zie voor vereisten aan de facturering de website van de Belastingdienst.

Hogeschool Utrecht hanteert een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Contact
Neem voor vragen over facturering contact met ons op. De financiële helpdesk is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 15.00 uur via 088 - 481 55 77 of financielehelpdesk@hu.nl.

Informatie voor leveranciers van Hogeschool Utrecht die een Jaarorder hebben ontvangen

Dit jaar worden onder vermelding van het jaarordernummer door Hogeschool Utrecht (HU) bestellingen bij u geplaatst welke betrekking hebben op de producten en/of diensten die in de order staan vermeld.

Gebruik altijd dit ordernummer voor bestellingen die bij u zijn geplaatst. Wanneer het ordernummer gevolgd wordt door een eventueel volgnummer of ander kenmerk, dan is het belangrijk om ook dit te vermelden.

Vermeld het ordernummer op facturen en pakbonnen (producten). Facturen en pakbonnen zonder ordernummer worden door de HU niet in behandeling genomen. Het is mogelijk dat u meerdere ordernummers ontvangt in verband met bestellingen vanuit verschillende onderdelen en afdelingen van de HU.

Werkwijze

Wanneer u bestellingen van de HU ontvangt zonder ordernummer, dan verzoeken wij u deze niet in behandeling te nemen en uw contactpersoon bij de HU erop te wijzen dat een bestelling voorzien van ordernummer aangeleverd moet worden.

Neem voor inhoudelijke vragen over geplaatste bestellingen contact op met de medewerker van de HU die de bestelling bij u heeft geplaatst.

Levering producten

Levering vindt uitsluitend plaats op de afleverlocatie die op de order staat vermeld, op werkdagen tussen 08.00 en 17.00 uur. Het pakket of de pakbon dient voorzien te zijn van de volgende informatie:

  • bij producten koel, vries, breekbaar etc. een sticker op het pakket
  • ordernummer van Hogeschool Utrecht aangevuld met volgnummer / kenmerk
  • naam besteller en afdeling van Hogeschool Utrecht afleverlocatie, adres

Bij levering tekent een medewerker van de HU alleen voor het aantal pakketten op basis van de pakbon, zonder kennis te nemen van de inhoud. De levering wordt gecontroleerd door de gebruiker.
Zie voor meer info onder de kop 'Factureren aan de HU'.

Vragen over facturering? Neem contact met ons op

Vragen over inkoop? Neem contact met ons op